Kampus UBM Gorontalo - Untuk meningkatkan layanan dan penataan arsip di lingkungan Kampus Universitas Bina Mandiri (UBM) Gorontalo, Tim Adhoc Kearsipan menggelar Sosialisasi Monitoring dan Evaluasi Kearsipan, Senin (21/4/2025) di Kampus UBM Gorontalo.

Hadir dalam kegiatan sosialisasi ini, Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Sistem Informasi, Wakil Rektor II Bidang Administrasi Umum dan Keuangan, Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan dan MBKM, Dekan, Ketua Prodi, dan Kepala Unit di lingkungan Kampus UBM Gorontalo.

Kegiatan sosialisasi ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kesadaran tentang pengelolaan arsip. Sosialisasi ini bertujuan untuk mewujudkan pengelolaan dan layanan tertib arsip, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip baik secara fisik maupun online.

Secara umum tujuan dari sosialisasi ini antara lain untuk meningkatkan pemahaman tentang pengelolaan kearsipan, meningkatkan kesadaran pentingnya arsip sebagai bukti akuntabilitas, meningkatkan penataan arsip berbasis teknologi informasi, mempermudah pencarian arsip yang diperlukan, mewujudkan civitas akademika yang tertib arsip, dan mendukung terciptanya pengelolaan arsip yang berkembang.

Wakil Rektor I UBM Gorontalo, William Indra S. Mooduto, M.SA mengatakan dalam pengelolaan arsip harus memahami terkait arsip statis dan dinamis, retensi waktu, penyimpanan arsip, cara melakukan arsip digital hingga mempersiapkan pengamanan arsip, sehingga semakin meningkatkan kualitas layanan kearsipan.

"Selain arsip digital, sangat perlu juga untuk mengelola arsip fisik, karena bisa menjadi back up jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan dan diperlukan penelusuran terkait arsip tertentu. Pengelolaan arsip menjadi kunci tata kelola layanan yang baik, arsip menjadi hal yang sangat urgent, termasuk dokumen-dokumen yang kita buat seperti SOP, SK dan dokumen penting lainnya, dan dengan kegiatan ini kita bisa tahu sebagai pondasi lebih lanjut untuk pengelolaan arsip yang baik,” terang Warek I UBM Gorontalo.

Kegiatan sosialisasi ini menghadirkan 2 orang pemateri, yaitu Dr. Sudarsono, MM yang juga sebagai Ketua Program Studi (Prodi) S2 Manajemen, dengan materi terkait Pemanfaatan Cloud Computing Berbasis Google Drive Workspace dalam Pengarsipan Dokumen Digital di Universitas Bina Mandiri Gorontalo.

Berikutnya, Pemateri kedua, Yolanda Ngabito, M.Si yang juga sebagai Ketua Prodi S1 Administrasi Rumah Sakit (ARS), FSTIK, UBM Gorontalo dengan materi terkait Proses dan langkah-langkah pengarsipan di  Prodi S1 ARS.

Usai penyampaian materi, dilanjutkan dengan diskusi dan tanya jawab terkait hal-hal penting dalam proses pengarsipan.
Hal ini berkaitan erat dengan pengumpulan data kinerja, distribusi format kinerja, pembenahan arsip, monitoring dan evaluasi, serta penyampaian laporan.

"Melalui kegiatan sosialisasi ini, pengelolaan arsip dapat lebih tertib dan teratur, guna memperkuat identitas dan keberlanjutan layanan, mendukung akuntabilitas, dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Pengelolaan arsip yang efektif juga diharapkan dapat melestarikan memori kolektif, mendukung pengambilan keputusan, dan memperkuat sistem penjaminan mutu internal Perguruan Tinggi," tutup Ketua Tim Pengarsipan UBM Gorontalo, Rahmawaty Mustafa, S.Tr.Kep.